Richieste in PDF / Protocollo
Doc Regia può convertire qualsiasi richiesta basata su modulo in un documento PDF formattato — ideale per protocolli interni, richieste formali, ordini di acquisto, richieste di ferie o qualsiasi flusso di lavoro in cui un invio deve essere archiviato come documento ufficiale.
Il flusso di lavoro
Passaggio 1 — Crea il progetto
Crea un nuovo progetto in Doc Regia. Nella scheda Domande, costruisci un modulo che raccoglie le informazioni necessarie per la richiesta: nome richiedente, dipartimento, tipo di richiesta, descrizione, priorità e qualsiasi dettaglio di supporto.
Nella scheda Modello, progetta un layout di documento formale. Includi un’intestazione istituzionale, una sezione numero di protocollo (usando il segnaposto {{Timestamp}} come riferimento), i dettagli della richiesta mappati tramite {{segnaposto}} e un piè di pagina per firme o approvazione.
In Cartelle e DOC, seleziona PDF come formato output. Questo assicura che il documento sia a prova di manomissione e adatto all’archiviazione.
Passaggio 2 — Ricevi le richieste
Condividi il link del modulo con gli utenti interessati — dipendenti, dipartimenti o parti esterne. Ogni invio viene automaticamente convertito in un PDF formattato e archiviato nella cartella del progetto su Google Drive.
Passaggio 3 — Elabora e archivia
Apri Risposte per tracciare le richieste in arrivo. I PDF generati sono disponibili nella cartella del progetto, organizzati cronologicamente. Per le richieste che richiedono approvazione, usa Restituzione documenti per revisionare, firmare e restituire il documento approvato al richiedente.
💡 Suggerimento: Usa il pattern nome file in Cartelle e DOC per includere il nome del richiedente o un numero di riferimento nel nome file — questo rende facile trovare richieste specifiche nella cartella Drive senza aprire ogni file.