Sign Regia — Richiedi la firma elettronica
Sign Regia è il sistema di firma elettronica semplice (FES) integrato in Doc Regia. Permette di far firmare un documento direttamente al destinatario: il destinatario riceve un’email, apre il documento dal browser e appone la propria firma dal telefono o dal computer, senza installare nulla e senza creare alcun account.
È importante non confondere questa funzione con Firma Documenti: lì sei tu, utente di Doc Regia, a disegnare la tua firma autografa sul documento prima di restituirlo. Con Sign Regia, invece, è il destinatario (cliente, genitore, studente, dipendente…) a firmare. Le due funzioni sono complementari e, usate insieme, coprono l’intero ciclo di firma di un documento.
Come funziona — l’iter in quattro passaggi
- Genera o seleziona il documento. Doc Regia crea il documento dalla risposta al modulo. Lo trovi nel pannello Restituzione documenti, pronto da revisionare.
- Invia la richiesta di firma. Nella colonna Firma clicca Richiedi sul documento desiderato, oppure seleziona più documenti e usa l’icona di richiesta firma nella barra degli strumenti per inviarle in blocco. Il destinatario riceve un’email con un pulsante per aprire e firmare.
- Il destinatario firma online. Si apre una pagina dedicata su regiasuite.com dove il destinatario vede il documento, scrive il proprio nome e disegna la firma. Tutto dal browser, senza installare software né registrarsi.
- Ricevi il documento firmato. Appena la firma è apposta, viene generato un PDF controfirmato nella cartella dei documenti restituiti e lo stato nel pannello passa a Firmato. Clicca sullo stato per aprire il PDF firmato.
Gli stati della firma
- Richiedi — la richiesta non è ancora stata inviata. Clicca per inviare l’email al destinatario.
- In attesa — l’email è stata inviata e si attende che il destinatario firmi. Passando sullo stato vedi la data di invio; puoi cliccare per annullare la richiesta.
- Firmato — il destinatario ha firmato. Lo stato diventa cliccabile per aprire il PDF firmato.
Usa l’icona di aggiornamento stati firma nella barra degli strumenti per recuperare i file firmati di recente e allineare gli stati del pannello.
Firma multipla — fino a 15 firmatari sullo stesso documento
Oltre alle richieste singole, Sign Regia ti permette di raccogliere le firme di un massimo di 15 persone sullo stesso documento, tutte in un’unica richiesta. Invece di inviare il documento a un firmatario alla volta, invii una singola richiesta multi-firma e ogni destinatario firma lo stesso documento.
Ogni persona riceve un’email con un link sicuro e in scadenza e firma direttamente dal proprio dispositivo — desktop o smartphone — senza creare un account e senza installare alcuna app.
- Tieni traccia di ogni firma. Un contatore live mostra quante persone hanno firmato e chi è ancora in attesa, per l’intera finestra di firma di 7 giorni. In qualsiasi momento sai esattamente a che punto è il documento.
- Automatico al completamento. Una volta che tutti hanno firmato, il PDF finale controfirmato viene generato automaticamente, salvato nel pannello Restituzione documenti e inviato via email a ogni firmatario. Niente assemblaggio manuale, niente inseguimenti.
Raccogliere molte firme su un unico documento diventa un solo flusso automatizzato: il firmatario non incontra alcun attrito e il proprietario del documento tiene tutto in un unico posto — dalla risposta al modulo di Google Forms fino al PDF completamente firmato.
L’iter completo di firma — chi firma e quando
Sign Regia si combina con la firma autografa dell’utente per coprire scenari diversi. La sequenza è sempre a senso unico: prima firmi tu, poi firma il destinatario. Questo riflette l’ordine reale di un flusso documentale, dove tu prepari e validi il documento e il destinatario controfirma alla fine per accettazione.
- Firma in due (contratto, accordo). Tu apponi prima la tua firma autografa sul documento, lo restituisci, e poi invii la richiesta Sign Regia: il destinatario controfirma. Risultato: un documento firmato da entrambe le parti.
- Solo firma del destinatario (presa visione, autorizzazione, consenso). Salti la tua firma e invii direttamente la richiesta Sign Regia: il destinatario firma per confermare di aver preso visione o per autorizzare. Ideale per liberatorie, consensi, conferme di ricezione.
💡 Nota sull’ordine: la firma del destinatario è sempre l’ultimo atto del flusso. La firma del destinatario viene apposta su una copia PDF del documento, non sul Doc sorgente: il documento originale resta pulito, mentre la firma del destinatario vive solo sul PDF firmato. Per questo, una volta che il destinatario ha firmato, il documento è “chiuso”: se serve una nuova versione, basta rigenerarlo.
Nessun software, nessun account per il destinatario
Il destinatario non deve installare app né registrarsi: firma in pochi secondi dal telefono o dal computer, direttamente dal link ricevuto via email. La pagina di firma è ospitata su regiasuite.com, così il destinatario vede sempre un dominio chiaro e affidabile.
Disponibilità nei piani
Le richieste di firma Sign Regia rientrano nel limite mensile condiviso con le restituzioni. Consulta la pagina Piani per il confronto completo.