Informativa sulla Privacy

Il Titolare del trattamento dei dati personali in relazione all’add-on Doc Regia è:

• Società: FIDES FABER MOTUS S.R.L.
• Codice fiscale: C.F. 14585740963
• Contatto privacy: privacy@regiasuite.com

La presente Informativa sulla Privacy si applica esclusivamente all’add-on Doc Regia, che opera all’interno dell’ecosistema Google Workspace (Google Sheets, Google Forms, Google Drive, Google Docs, Gmail) tramite Google Apps Script e le API di Google. Disciplina il trattamento dei dati che avviene quando un utente installa e utilizza l’add-on nel proprio account Google o Google Workspace.

Doc Regia è disponibile in un piano gratuito che offre le funzionalità principali di gestione e generazione dei documenti senza alcun costo, e in piani PRO a pagamento che sbloccano funzionalità avanzate quali notifiche e-mail automatiche, consegna in PDF, restituzione illimitata dei documenti e ulteriori capacità di automazione. Un confronto completo delle funzionalità disponibili per ciascun piano è pubblicato su www.regiasuite.com/pricing. Tutte le autorizzazioni OAuth descritte nella presente informativa vengono richieste al momento dell’installazione per tutti gli utenti; le funzionalità che richiedono un piano a pagamento sono gestite internamente all’add-on e non influiscono sulle autorizzazioni concesse.

La presente informativa non si applica a siti web esterni, servizi di terze parti o piattaforme diverse da Doc Regia.

Doc Regia tratta esclusivamente i dati strettamente necessari per fornire le funzionalità descritte nella presente informativa. Nessun dato viene archiviato su server esterni gestiti dal fornitore dell’add-on.

• L’indirizzo e-mail Google dell’utente autenticato — utilizzato per l’autorizzazione, la gestione dei permessi e la registrazione delle operazioni.

• Dati e configurazioni dei progetti memorizzati nel Google Sheet dell’ambiente Doc Regia (nomi dei progetti, impostazioni, ID delle cartelle, ID dei moduli, URL, preferenze di notifica).
• Struttura e domande dei Google Forms collegati ai progetti.
• Risposte ai moduli, inclusi eventuali dati personali inseriti dai rispondenti (es. nome, cognome, indirizzo e-mail e qualsiasi altro dato raccolto dalle domande del modulo). Tali dati vengono letti esclusivamente al momento della generazione dei documenti o di altre azioni espressamente richieste dall’utente.
• Documenti generati (Google Docs e/o PDF), inclusi i contenuti derivati da modelli e risposte ai moduli.
• Metadati di file e cartelle (ID, nomi, URL) necessari per creare, copiare, organizzare, spostare e condividere file e cartelle in Google Drive.

• La chiave di licenza e l’indirizzo e-mail dell’account Google inseriti dall’utente nel pannello di attivazione di Doc Regia, trasmessi a regiasuite.com esclusivamente per la verifica della licenza.

• Impostazioni di configurazione del progetto (es. indirizzi e-mail di notifica, modelli e-mail, attivazione/disattivazione di funzionalità, stato dell’automazione).
• Log di esecuzione tecnici scritti in un foglio dedicato: timestamp, livello di log, nome della funzione, messaggio, contesto, identificatore utente, ID del foglio di calcolo. Tali log vengono utilizzati esclusivamente per diagnostica, prevenzione degli errori e stabilità operativa.
• Dati di stato tecnico (checkpoint, flag) salvati nelle proprietà User/Script di Google Apps Script per garantire un’esecuzione robusta e il ripristino in caso di interruzioni.

• Quando l’utente utilizza volontariamente la funzionalità di firma autografa nel pannello di restituzione dei documenti, la firma viene tracciata localmente nel browser dell’utente come schema grafico di tratti (punti vettoriali). La firma viene elaborata esclusivamente per essere inserita come immagine nel/nei Google Doc di destinazione selezionato/i dall’utente.
• Archiviazione temporanea su Google Drive: al momento dell’inserimento, l’immagine della firma (PNG) viene caricata sul Google Drive dell’utente per pochi secondi — il tempo strettamente necessario affinché l’API di Google Docs recuperi l’immagine e la incorpori nel documento di destinazione. Il file temporaneo viene quindi eliminato automaticamente da Google Drive. L’immagine incorporata diventa parte del documento e rimane sotto il pieno controllo dell’utente.
• Persistenza locale nel browser: per consentire all’utente di firmare più documenti durante la stessa sessione di lavoro senza ridisegnare la firma, lo schema di tratti viene memorizzato nel localStorage del browser dell’utente per un massimo di 8 ore. Tali dati non lasciano mai il dispositivo dell’utente e vengono eliminati automaticamente alla scadenza, premendo il pulsante “Cancella” nel pannello della firma o cancellando i dati del sito nel browser. Nessuna copia di questa firma personale viene conservata dal fornitore dell’add-on su alcun server.

Sign Regia è il sistema interno di Doc Regia per la gestione delle firme sui documenti: consente all’utente di inviare a un destinatario la richiesta di firmare un documento e di ricevere il documento firmato. La richiesta avviene tramite un link personale e protetto, valido una sola volta e con scadenza: si firma direttamente dal telefono o dal computer, senza installare nulla.

L’intero processo è progettato per essere sicuro e riservato. I dati viaggiano su canali cifrati e l’immagine della firma è custodita su un’infrastruttura riservata, accessibile esclusivamente dai sistemi di Doc Regia tramite credenziali protette: nessuna chiave o credenziale di accesso è mai esposta o visibile nella pagina di firma, e la memorizzazione momentanea non è raggiungibile da terzi. La firma viene eliminata automaticamente nel momento stesso in cui viene applicata al documento, senza restare archiviata; eventuali dati residui vengono comunque rimossi automaticamente entro pochi giorni. Il fornitore non conserva né ha accesso ad alcuna copia del documento firmato, che rimane sotto il controllo dell’utente richiedente e viene recapitato via e-mail al destinatario.

I dati vengono trattati esclusivamente per fornire le funzionalità richieste dall’utente:

1. Creazione e gestione dei progetti (cartelle, Google Forms, modelli di documento, documenti generati).
2. Generazione automatica e manuale di documenti (Google Docs e/o PDF) a partire dalle risposte ai moduli.
3. Gestione dell’automazione: elaborazione delle nuove risposte, gestione degli eventi del ciclo di vita del modulo (apertura/chiusura), controllo degli stati PAUSA/AUTO.
4. Invio di e-mail tramite l’account Gmail dell’utente:
   • Notifiche interne all’amministratore o al coordinatore del progetto (se configurate).
   • E-mail di conferma o di consegna del documento al rispondente del modulo (solo se il modulo raccoglie un indirizzo e-mail e la funzionalità è esplicitamente attivata dall’utente).
5. Condivisione di file e cartelle in Google Drive con gli indirizzi e-mail specificati dall’utente, con i permessi di visualizzazione o modifica scelti.
6. Sicurezza, prevenzione degli errori e diagnostica tramite log tecnici e controlli di integrità.

Il trattamento dei dati personali da parte di Doc Regia si fonda sulle seguenti basi giuridiche ai sensi del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR):

• Esecuzione di un contratto / fornitura di un servizio richiesto (Art. 6(1)(b) GDPR): il trattamento dei dati è necessario per fornire le funzionalità dell’add-on così come configurate e richieste dall’utente.
• Legittimo interesse (Art. 6(1)(f) GDPR): log tecnici e controlli di sicurezza necessari per garantire la stabilità operativa e prevenire errori.

Doc Regia non raccoglie autonomamente i dati inseriti nei Google Forms e non archivia il contenuto delle risposte su alcuna infrastruttura esterna ai servizi Google dell’utente. Le risposte vengono lette esclusivamente al momento dell’elaborazione per generare documenti ed eseguire le azioni richieste. Non vengono create copie esterne. La titolarità dei documenti rimane in capo all’utente.

Doc Regia opera interamente all’interno dell’infrastruttura di Google. Tutti i file creati o gestiti dall’add-on (Sheets, Forms, Docs, PDF, cartelle Drive) rimangono nel Google Drive dell’utente o dell’organizzazione, salvo i casi in cui l’utente configuri esplicitamente la condivisione con terzi.

Doc Regia non trasferisce il contenuto delle risposte ai moduli né dei documenti generati ad alcuna infrastruttura esterna gestita dal fornitore dell’add-on. Gli unici dati conservati al di fuori dell’infrastruttura Google sono:

• Proprietà User/Script di Apps Script: piccole voci chiave-valore (stato tecnico, flag di configurazione, preferenza di lingua) memorizzate nell’ambiente Google Apps Script associato al progetto dell’utente. Tali voci non contengono il contenuto delle risposte ai moduli né dati personali oltre a quanto strettamente necessario per il funzionamento dell’add-on.

Doc Regia condivide i dati esclusivamente nei seguenti casi strettamente limitati:

• Invio di e-mail: tramite l’account Gmail dell’utente (GmailApp) ai destinatari specificati dall’utente — notifiche interne e, ove attivate, notifiche ai rispondenti.
• Condivisione di file/cartelle: con gli indirizzi e-mail inseriti dall’utente nella configurazione dell’add-on, con i permessi di visualizzazione o modifica scelti.
• Fornitore tecnico — Google LLC: tutte le operazioni si basano sui servizi Google Workspace e sulle API di Google (Drive, Sheets, Forms, Docs, Gmail, Apps Script). Google agisce in qualità di responsabile del trattamento ai sensi del Data Processing Addendum di Google Workspace.
• Gestore dei pagamenti — Paddle.com Market Ltd: il trattamento dei pagamenti per gli acquisti effettuati su regiasuite.com è gestito da Paddle.com Market Ltd, in qualità di Merchant of Record. Paddle raccoglie e tratta autonomamente i dati di pagamento degli acquirenti ai sensi della propria Informativa sulla Privacy. Si veda la Sezione 8 per i dettagli.
• Regia Suite (regiasuite.com): la chiave di licenza e l’e-mail dell’utente vengono trasmesse a regiasuite.com esclusivamente per la verifica della licenza. Nessun altro dato dell’utente viene condiviso.

Doc Regia adotta un modello freemium. Il piano gratuito consente l’accesso alle funzionalità principali — inclusi la creazione di progetti, il collegamento dei moduli e la generazione di base dei documenti — senza alcun pagamento né registrazione su regiasuite.com. Le funzionalità avanzate (quali notifiche e-mail automatiche, consegna di PDF ai rispondenti, restituzione illimitata dei documenti e automazione estesa) sono disponibili esclusivamente nei piani PRO a pagamento. Dettagli e confronto completo delle funzionalità sono disponibili su www.regiasuite.com/pricing.

I piani a pagamento di Doc Regia vengono acquistati esclusivamente tramite il sito web www.regiasuite.com, che utilizza WooCommerce come piattaforma di e-commerce.

L’elaborazione dei pagamenti è gestita da Paddle.com Market Ltd, in qualità di Merchant of Record. In tale veste, Paddle è il rivenditore legale dei piani PRO di Doc Regia e si assume la piena responsabilità della transazione, inclusi fatturazione, adempimenti fiscali e sicurezza dei dati di pagamento. I dati di pagamento (dati della carta, indirizzo di fatturazione, dati della transazione) vengono raccolti e trattati esclusivamente da Paddle e non vengono mai conservati sui server di Regia Suite. Paddle tratta tali dati ai sensi della propria Informativa sulla Privacy.

A seguito di un acquisto andato a buon fine, viene generata una chiave di licenza che viene consegnata all’utente via e-mail e/o tramite l’account su regiasuite.com. Per attivare l’add-on, l’utente inserisce la propria chiave di licenza e il proprio indirizzo e-mail dell’account Google direttamente nell’interfaccia dell’add-on Doc Regia all’interno di Google Sheets.

L’add-on contatta il server di regiasuite.com esclusivamente per verificare la validità della licenza (combinazione chiave + e-mail). Tale verifica viene effettuata tramite una richiesta HTTPS sicura. Durante questa operazione non vengono trasmessi a regiasuite.com dati delle risposte ai moduli, contenuto di documenti o altri dati personali — solo la chiave di licenza e l’indirizzo e-mail forniti dall’utente ai fini dell’attivazione.

Doc Regia richiede esclusivamente le autorizzazioni strettamente necessarie per fornire le proprie funzionalità. Di seguito una spiegazione in linguaggio semplice di ciascuna:

Doc Regia si impegna pienamente a rispettare la Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti di Uso Limitato. In particolare:

• I dati degli utenti Google vengono utilizzati esclusivamente per fornire o migliorare le funzionalità rivolte agli utenti descritte nella presente informativa.
• I dati degli utenti Google non vengono trasferiti a terzi, salvo quanto necessario per fornire il servizio richiesto, per finalità di sicurezza o per ottemperare alle disposizioni di legge applicabili.
• I dati degli utenti Google non vengono utilizzati per l’erogazione di pubblicità.
• I dati degli utenti Google non vengono utilizzati per valutazioni del merito creditizio, concessione di prestiti o finalità analoghe.
• L’accesso umano ai dati degli utenti Google è limitato ai casi in cui sia necessario per fornire il servizio, investigare un bug o ottemperare alle disposizioni di legge applicabili.

• File, cartelle, moduli e documenti generati rimangono nel Google Drive dell’utente fino a quando l’utente non li elimina o il progetto non viene rimosso.
• Le configurazioni dei progetti e i log tecnici rimangono nel Google Sheet e nelle proprietà di Apps Script fino a quando l’utente non elimina i dati pertinenti o disinstalla l’add-on.
• Le proprietà utente di Apps Script (stato tecnico, lingua) vengono eliminate quando l’utente revoca l’accesso all’add-on o l’add-on viene disinstallato.

Doc Regia tratta i dati esclusivamente attraverso l’infrastruttura sicura e le API di Google. Tutte le comunicazioni utilizzano HTTPS/TLS. L’accesso ai dati è disciplinato da Google OAuth 2.0 ed è limitato agli scope elencati nella Sezione 9. Non vengono utilizzati strumenti di analisi di terze parti, script di tracciamento né servizi di archiviazione dati esterni.

I log tecnici (Sezione 3D) sono progettati per ridurre al minimo l’esposizione dei dati personali: registrano i metadati operativi necessari per la diagnostica e non archiviano il contenuto completo delle risposte ai moduli.

Nei limiti previsti dal GDPR e dalle altre normative applicabili, gli interessati possono esercitare i seguenti diritti:

• Diritto di accesso (Art. 15 GDPR): ottenere conferma che sia in corso un trattamento di dati personali che li riguarda e riceverne una copia.
• Diritto di rettifica (Art. 16 GDPR): richiedere la correzione di dati inesatti.
• Diritto alla cancellazione (Art. 17 GDPR): richiedere la cancellazione dei dati personali.
• Diritto alla limitazione del trattamento (Art. 18 GDPR).
• Diritto di opposizione (Art. 21 GDPR).
• Diritto alla portabilità dei dati (Art. 20 GDPR).

Per esercitare tali diritti, contattare il Titolare del Trattamento all’indirizzo privacy@regiasuite.com.

Poiché il contenuto principale (moduli, risposte, documenti) risiede nel Google Drive dell’utente, gli interessati possono anche esercitare molti di questi diritti direttamente modificando o eliminando file e risposte all’interno del proprio account Google.

Gli interessati hanno altresì il diritto di proporre reclamo all’autorità di controllo competente (in Italia: Garante per la protezione dei dati personali).

Doc Regia è disponibile per utenti di tutto il mondo. Pur essendo la presente informativa redatta principalmente in conformità al Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati dell’UE (GDPR — Regolamento (UE) 2016/679), che rappresenta uno dei quadri normativi in materia di protezione dei dati più completi a livello globale, i seguenti diritti e avvisi aggiuntivi si applicano in base al paese di residenza dell’utente.

Gli utenti nel Regno Unito sono tutelati dall’UK GDPR e dal Data Protection Act 2018. I diritti descritti nella Sezione 13 della presente informativa si applicano integralmente. L’autorità di controllo competente è l’Information Commissioner’s Office (ICO).

I residenti in California godono di diritti aggiuntivi ai sensi del California Consumer Privacy Act (CCPA), come modificato dal California Privacy Rights Act (CPRA). I diritti descritti nella Sezione 13 si applicano integralmente. Inoltre, i residenti in California hanno il diritto di opporsi alla vendita o alla condivisione dei propri dati personali e il diritto a non subire discriminazioni per l’esercizio dei propri diritti in materia di privacy. Doc Regia non vende né condivide dati personali con terzi per finalità commerciali o pubblicitarie.

Per esercitare tali diritti, contattarci all’indirizzo privacy@regiasuite.com. Risponderemo entro 45 giorni come previsto dalla legge californiana. Gli utenti residenti in altri stati degli USA dotati di leggi sulla privacy (Virginia, Colorado, Texas, Connecticut e altri) possono esercitare diritti equivalenti ai sensi delle rispettive leggi statali contattandoci allo stesso indirizzo.

Gli utenti canadesi sono tutelati dal Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA). Hai il diritto di accedere ai dati personali che conserviamo su di te e di richiederne la correzione. Contattaci all’indirizzo privacy@regiasuite.com per esercitare tali diritti.

Gli utenti in Brasile sono tutelati dalla Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD — Legge n. 13.709/2018). Si applicano i diritti descritti nella Sezione 13. L’autorità di controllo competente è l’Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

Gli utenti australiani sono tutelati dal Privacy Act 1988 e dagli Australian Privacy Principles (APPs). Hai il diritto di accedere ai dati personali che conserviamo su di te e di richiederne la correzione. Contattaci all’indirizzo privacy@regiasuite.com. I reclami possono essere presentati all’Office of the Australian Information Commissioner (OAIC).

La presente informativa potrà essere aggiornata per riflettere modifiche alle funzionalità dell’add-on, alla normativa applicabile o ai requisiti di Google. La versione aggiornata verrà pubblicata sul sito ufficiale (www.regiasuite.com) con la data dell’ultimo aggiornamento indicata in cima al documento. Per modifiche significative, gli utenti verranno informati all’interno dell’add-on o via e-mail ove possibile.

Google Forms™, Google Docs™, Google Drive™, Google Sheets™, Gmail™ e Google Workspace™ sono marchi registrati di Google LLC. Doc Regia non è affiliata né sponsorizzata da Google LLC. L’utilizzo di tali denominazioni fa riferimento esclusivamente ai servizi con cui Doc Regia è progettata per operare.